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Actas de la junta de propietarios. El libro de actas de la comunidad.


Toda comunidad de propietarios debe tener un libro de actas en el que se recogen todos los aspectos relevantes de la vida de la misma. Veamos más en detalle las características de las actas de la comunidad y la normativa que las regula.

¿Dónde se recogen los acuerdos adotados por la comunidad?

Todos los acuerdos adoptados por la junta de propietarios de la comunidad deberán reflejarse en un libro de actas debidamente diligenciado por el registrador de la propiedad.

¿Qué normas debe cumplir el libro de actas?

El libro de actas de la comunidad deberá diligenciarse necesariamente antes de su utilización, en el registro de la propiedad en cuyo distrito radique el inmueble sujeto a la propiedad horizontal.

Además, no podrá diligenciarse un nuevo libro de actas mientras no se acredite la íntegra utilización del anterior. En caso de pérdida o extravío del libro anterior sí podrá diligenciarse un nuevo libro siempre que el presidente o el secretario de la comunidad afirmen, bajo su responsabilidad, que ha sido comunicada la desaparición o destrucción a los dueños que integran la comunidad o que ha sido denunciada la substracción.

El secretario será el encargado de la custodia de los libros de actas de la junta de propietarios, estando este a disposición de todos los comuneros para su libre consulta. Asimismo, deberá conservar, durante el plazo de cinco años, las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes de las reuniones.

¿Cuál debe ser el contenido de las actas de la junta de propietarios?

El acta de cada reunión de la junta de propietarios deberá expresar, al menos, las siguientes circunstancias:

- La fecha y el lugar de celebración.

- El autor de la convocatoria y, en su caso, los propietarios que la hubiesen promovido.

- Su carácter ordinario o extraordinario y la indicación sobre su celebración en primera o segunda convocatoria.

- Relación de todos los asistentes y sus respectivos cargos, así como de los propietarios representados, con indicación en todo caso de sus cuotas de participación.

- El orden del día de la reunión.

- Los acuerdos adoptados, con indicación, en caso de que ello fuera relevante para la validez del acuerdo, de los nombres de los propietarios que hubiesen votado a favor y en contra de los mismos, así como de las cuotas de participación que respectivamente representen.

- Los propietarios privados del derecho a voto como consecuencia de que, en el momento de iniciarse la junta, no se encontrasen al corriente de pago de todas las deudas vencidas con la comunidad y no hubiesen impugnado judicialmente las mismas o procedido a la consignación judicial o notarial de la suma adeudada.

¿Cómo se notifica el acta de la junta a los propietarios?

En cuanto a los plazos, la ley no determina ningún plazo para la notificación del acta a los comuneros. Lo único que define en este sentido es que el acta deberá cerrarse con las firmas del presidente y del secretario al terminar la reunión o dentro de los diez días naturales siguientes, remitiéndose seguidamente a los propietarios. Desde su cierre los acuerdos serán ejecutivos.

En lo relativo al domicilio de envío del acta a los propietarios, el procedimiento aplicable es el mismo que para la notificación de las convocatorias de las juntas. Así, el acta de las reuniones se remitirá a los propietarios al domicilio que cada vecino haya comunicado al secretario de la comunidad a efectos de recibir citaciones y notificaciones relacionadas con la misma. En defecto de esta comunicación habrá de tenerse como domicilio para esos fines la propiedad que el vecino tenga en la comunidad. Asimismo, si intentada la notificación por los medios que acabamos de señalar esta no fuera posible, se entenderá realizada con la colocación de la correspondiente comunicación en el tablón de anuncios de la comunidad o en lugar de uso general igualmente visible.

Esta comunicación del acta y los acuerdos de la junta va a ser muy relevante, especialmente en el caso de los propietarios ausentes en dicha junta, pues desde el momento de esta notificación empiezan a contar los plazos legalmente establecidos para la expresión del voto del ausente o la impugnación de los acuerdos adoptados.

¿Es posible la subsanación de errores de las actas?

Serán subsanables los defectos o errores del acta siempre que la misma exprese inequívocamente determinados datos sobre los que no haya dudas: la fecha y lugar de celebración, los propietarios asistentes, presentes o representados y los acuerdos adoptados, con indicación de los votos a favor y en contra, así como las cuotas de participación que respectivamente suponga y se encuentre firmada por el presidente y el secretario. Dicha subsanación deberá efectuarse antes de la siguiente reunión de la junta de propietarios, que deberá ratificar la subsanación.

 

 

 

 

 

 

 

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